ScanSnap

ブログの習慣化２０日目です。

ここまで続いた習慣は初めてです。

気分がいいですね！

さて本日も仕事に集中する時に

邪魔をする要素の一つ

書類の扱いについてお話していこうと

思います。

皆様のデスクには多かれ少なかれ書類があると思います。

パソコンで仕事をするようになって

書類の束から解放されると思っていたのですが

逆に増えましたね（苦笑）

１週間ほど油断してほったらかしにしていると

電話帳くらいの厚さにあっという間になっています。

見るだけでうんざりしますよね。

「あーあの案件の返事をしなきゃ。」

なんて書類を見るたびに脳が考えるので

とーっても疲れるんですよね。

１日中綺麗なお姉さんの事を考えていたい

私はどうにかならんもんかなと

１年ほど試行錯誤しました。（時間かけすぎだろ）

今はその考えた仕事の型にそって書類を処理してるので

とーっても楽ちんです。

ここが大事なのでもう一度言います。

型にそって書類を処理してます。

整理整頓ではなくて処理です。

処分といったほうが言葉のニュアンスでいったら

近いかもしれません。

やってる事はとてもシンプルです。

初期投資は５万ほどかかりますが

その後のストレス解放の幸福感を考えたら

安い買い物でした。

用意するのは富士通のスキャナScanSnap ix500

私が使用してるのは１世代前の機種ですが

もうかれこれ７年くらい使っています。

書類を読み込むスピードも速いですし

用紙の大きさがばらばらでも安定して

読み込んでくれるので大助かりです。

納品書などのうすい用紙は重送する事がありますが

最新機種ではおそらくそのあたりも改善されているのでは

ないでしょうか。

あとは場所をとらない事がいいですね。

ただせさえ狭いデスク周り

少しでもコンパクトなほうがいいですからね。

仕事でがんがん使っているのですが

故障していないのも最大のメリットです。

富士通さんの丁寧な製品作りには感謝です。

読み込んだ書類はPDFで保存されますので

パソコンの環境に左右される事なく

閲覧できるのも便利です。

よくあるパターンが

「あの書類なくしたからメールで送って！」

と頼まれてもメールに添付するだけで

いいのでとっても楽ちんなんです。

紙ベースでまた必要になった場合でも

印刷すればいいだけですから。

ちょっと資源の無駄使いにはなりますが(苦笑）

次はＰＤＦファイルをどのように保存・整理するのか？

私は以前は細かくカテゴリー分けをして

フォルダをそれぞれ作り整理していたのですが

その方法はすぐに崩壊しました。

なぜか？

整理のための整理になってしまったのです。

仕事は書類を整理する事ではないので

本末転倒ですね。

今はファイル名に日付と簡単なカテゴリ名だけ打ち込んで

月ごとのフォルダに入れています。

今度その月ごとのフォルダもやめて

年ごとのフォルダにしようと考えています。

そうしてどんどんスキャナに書類を読み込ませて

読み込ませた書類はシュレッダーで処分してしまいます。

「紙にしておくほうが見たいときにさっと見られて便利では？」

私もそう思いその書類を出すまでの時間と

パソコンで探し出す時間を比較してみました。

５秒間の差でパソコンの勝利でした。

忘れがちなのが一度出した書類はまたしまわなければ

いけない事です。

その時間も入れるともっと差がつきます。

あとは最大のメリットだと思いますが

部下に見られてはいけない書類などの

管理がしやすくなる事です。

パスワードでロックする事も可能なわけですから。

書類をゼロにするわけにはいきませんが

上記の方法で限りなくゼロに近づける事はできます。

後は重要案件に集中して仕事をすすめていくだけです。

ホテルなどに宿泊するとストレスがないのは

余分な物がないからだと教わりまして

確かにそうだ！と納得した事があります。

思考があちこちにとばないので

時間もゆっくり流れますし

清潔な部屋で気持ち良いですからね。

デスク周りだけでもホテルのように

すっきりさせてみませんか？