ブログの習慣化２８日目です。
本日は昨日の続きである
仕事を切り替える度に発生する仕掛りの時間を
どのように無くしていくかのお話をします。
先日は部下の質問に対応する時間を無くしていくための
私なりの方法をお話しました。
本日はあの憎き電話ってやつの退治方法をお話しします。
皆様の職場では１日あたり電話はどれくらい鳴りますか？
私の職場では普通の日で１日３回から５回くらいです。
おそらく少ないほうだと思います。
おかげで本業に集中できるようになり仕事のやり残しも
なくなり毎日まっさらな状態で仕事を開始できるようになりました。
でも以前は２０分に１回電話が鳴るような状況だったんです。
同僚からは電話オペレーターのお姉さんがしてるような
ヘッドセットしなきゃいけないねなんて冗談を言われる程でした。
いや私は本気で購入しようと思っていました。
電話に出る度に両手がふさがって仕事が中断されるわけですから。
仕事をやり終えるスピードももちろん遅く、残業は毎日のようにありました。
帰宅して飯食って風呂入ってテレビを観てて気づいたらもう朝だった
事がしょっちゅうなわけですよ。
帰りの電車なんて爆睡モードで涎がたれてたなんて恥ずかしい思い出もあります。
その頃は若さゆえの体力勝負でなんとか乗り切ってました。
でも月に何回かはすごく効率的に仕事が終わって清々しい日があったんです。
きっとかわいいお姉さんに今日会えたからやる気が違ったんだ！
なんてその時は軽く考えておりました（笑）
そしてある時２日連続で仕事が効率的に終わった日があったんです。
仕事の量は変わらないのになぜだ？何かがおかしい。
そこで疑問が出るととことん調べないと気が済まない私は
ノートとペンを用意してこの２日間なにをしていたのか
出来事をノートに時系列でまとめていったのです。
そうしましたら電話が極端に少ないんですよ。
これだ！って思いましたね。
正直に話しますと以前の私は電話が鳴る事と
自分が必要とされてる事を同じに考えていたんです。
文句いいながら心の奥底ではちょっと嬉しかったんですよ。
いやーとんだ勘違い野郎ですね。
そこでその日から電話を少しづつ少なくしようと努力し始めました。
まずは自分から相手に電話をしないようにしました。
なるべくFAXを使用するようにしたんです。
気をつけたのは内容はとにかく読み手がわかりやすいように
時には図をいれたりして工夫しました。
そうすると相手からのこれこれが分かりにくいのだけれども
なんて電話がなくなってくるんです。
自分がまずはFAXで連絡をとるようにしてから
徐々に相手にもFAXでの連絡をお願いするようにしました。
そりゃもう丁寧にお願いしましたよ。
だって自分の時間がそれによって増えるわけですから。
疑問点があればそのFAXに手書きで質問を書いて相手に返信する方法をとりました。
一見電話で連絡するほうが話しが早そうですが時間をぶつぶつ細切れに
される事がなくなったので効率は上がりました。
つまりアウトプットする時間が増えたんです。
私だけではなくその相手も効率が上がったので喜ばれました。
大抵電話すると何かの作業途中で集中して話しを聞いて頂けないので
後でまた要件を確認したり何かと効率が悪いんですよ。
昔手紙でやりとりしてた時代のほうが効率的な仕事を
していたんじゃないかな？
なんて最近ふと思います。
