ブログの習慣化２６日目です。
本日もあらゆる誘惑をけちらして
順調です。
１日１記事の積み重ねですが
継続するとなんか自分の子供を育ててる
みたいな感じです。
日々の成長が楽しみというかなんというか。
本日はマルチタスクって効率的？です。
巷では仕事は並行処理して効率を上げれば
時間内に仕事は終わるし、自分のプライベートの
時間も持つことが出来ていい事ずくめです。
なんて書いてる本がちらほら見受けられますが
本当なんでかね？
その著者の方が実際に仕事してる風景の動画でも
公開されていれば
『おー！これいいじゃん！」
ってなるんですがそんな動画ないですよね。
そんなわけで実験しましたよ。
自分で試さないで意見ばかり言っても
このブログを読んでいただいてる読者様に
失礼ですから。
実験した仕事例は
ある書類を作製しながら
他に配布しなければいけない書類のコピーをとって
それを人数分にまとめる仕事です。
この仕事のデットラインは午後３時まで
開始時刻は午前１１時
昼休憩を除いて３時間で仕上げる。
書類の作製は１０分もあれば書き上げる事が出来る
内容です。
さてマルチタスクの開始です。
まずはパソコンのメモ帳を立ち上げて文章を書き始めます。
これは順調に進んで予想通り１０分で書き上げる事ができました。
これをワードにコピーして清書する前に
配布しなければいけない書類のコピーを取りにいきます。
普段はこんな事しないのですが今日は実験ですので。
コピーを取ろうと思ったらスキャン部分が汚れていて
掃除をしてからコピー開始
これも順調に３０分ほどで終わりました。
これで時計は１１時４０分。
自分の席に戻りワードで清書です。
パソコンのスタンバイモードを解除して
ワードで清書です。
これも順調に終わって時計を見ると
１１時５５分
ランチに行く準備をします。
デスクの上の電卓やら書類やらを片付けます・
ランチを今日はゆっくり目にとり
１３時には自分の席に戻ります。
さて仕事開始です。
パソコンのロックを解除し
書類を引き出しから出し
電卓を引き出しから出し
その時点で１３時５分です。
午前中に作製した書類を印刷します。
ここで１個のタスクが完了です。
２時間１０分経過です。
次は先ほどコピーしてきた書類の種類を
上司に指示された順番で組みながら
ホチキスで人数分まとめていきます。
午前中にコピーとったばかりの書類なのに
あれこの書類はどこに挟んだっけ？
などとちょっとイラッとしながら書類を組んでいきます。
ここで４０分が経過しました。
時計を見ると２時５０分
上司のとこに書類を持っていくのに５分
とても再確認してる余裕なんてありません。
上司は時間にとても煩い方ですから。
いかがでしたでしょうか？
私の能力不足もありますが
書類作製に必要な時間は３０分
書類をまとめるのに必要な時間は７０分
合計１００分
１時間半もあれば終わってるはずの仕事ですが
３時間もかかってます。
なぜなんだー？why? why?
って心の中で叫んでしまいました。
今回はっきりしたのは
仕事を切り替える度に５分ほど
時間がかかっているんです。
仕事の仕掛りの時間です。
この仕掛りの時間が仕事を切り替える度に
どんどん積み重なっていくんです。
５回切り替えたら単純に２５分の時間がなくなるんです。
どうやら今回実験して仕事が予想以上に時間がかかったのは
ここに原因がありそうです。
工場などの生産現場ではこの仕掛りにかかる時間を
それは秒単位で減らそうと必死に業務改善してるそうです。
日本は物造りの生産現場は世界トップレベル。
それに対してホワイトカラーの現場はどうでしょうか？
世界基準でみたらはたして何位くらいなのでしょうか？
なんと
２０１２年のデータですがOECD３４加盟国中なんと２１位なんだそうです。
そりゃ残業も多いわけですよね。
なんか悲しくなってきました。
日本人は優秀だと思っていたのですが
現実は悲しいですね。
と話が横道に逸れそうですが
仕事に予想以上に時間がかかる原因はわかってきました。
明日はその時間泥棒の傾向と対策について
お話しようと思います。
